Como respaldar los archivos de tu empresa en la nube

Por que necesitas respaldos en la nube?

Imagina que manana llegas a tu oficina y todos los archivos de tu empresa desaparecieron: cotizaciones, facturas, contratos, base de datos de clientes. Esto puede suceder por:

• Ransomware: Un virus cifra todos tus archivos y pide rescate.
• Falla de hardware: El disco duro de tu computadora o servidor falla.
• Error humano: Alguien borra archivos accidentalmente.
• Robo o desastres: Te roban la computadora o hay un incendio/inundacion en la oficina.

Un respaldo en la nube protege tu informacion contra todas estas amenazas porque tus archivos estan almacenados fuera de tu oficina, en servidores seguros de Microsoft.

Opciones de respaldo con Microsoft 365

Si tu empresa usa Microsoft 365, ya tienes herramientas poderosas de respaldo incluidas en tu suscripcion:

OneDrive for Business (archivos personales)

• 1 TB de almacenamiento por usuario (en todos los planes Business).
• Sincronizacion automatica de carpetas del escritorio, documentos e imagenes.
• Versionado de archivos: Recupera versiones anteriores de cualquier archivo (hasta 30 dias).
• Papelera de reciclaje: Los archivos eliminados se mantienen 93 dias antes de borrarse permanentemente.
• Acceso desde cualquier dispositivo: computadora, celular, tablet.

SharePoint (archivos del equipo)

• Almacenamiento compartido para toda la empresa.
• Organiza archivos por departamento, proyecto o cliente.
• Control de permisos: decide quien puede ver, editar o compartir cada archivo.
• Versionado automatico y papelera de reciclaje.
• Ideal para documentos que necesitan colaboracion.

Microsoft Teams (integrado con SharePoint)

• Cada canal de Teams tiene su propia biblioteca de archivos (usa SharePoint detras).
• Los archivos compartidos en chats se guardan en OneDrive del remitente.
• Facil de usar para equipos que ya trabajan con Teams.

Como configurar el respaldo automatico con OneDrive

Sigue estos pasos para que OneDrive respalde automaticamente tus archivos importantes:

Paso 1: Instalar OneDrive

OneDrive ya viene instalado en Windows 10 y 11. Si no lo ves, descargalo desde onedrive.com.

Paso 2: Iniciar sesion

1. Haz clic en el icono de OneDrive en la barra de tareas (nube azul).
2. Inicia sesion con tu correo empresarial de Microsoft 365.
3. Elige la ubicacion de la carpeta de OneDrive en tu disco duro.

Paso 3: Activar la proteccion de carpetas

1. Haz clic derecho en el icono de OneDrive > Configuracion.
2. Ve a la pestana Sincronizacion y copia de seguridad.
3. Haz clic en Administrar copia de seguridad.
4. Activa la proteccion para Escritorio, Documentos e Imagenes.
5. Haz clic en Iniciar copia de seguridad.

A partir de este momento, todo lo que guardes en estas carpetas se sincronizara automaticamente con la nube.

Paso 4: Verificar la sincronizacion

• Los archivos con una marca verde estan sincronizados correctamente.
• Los archivos con una nube azul estan solo en la nube (se descargan al abrirlos).
• Los archivos con flechas circulares se estan sincronizando en este momento.
• Un icono rojo indica un error de sincronizacion.

Como recuperar archivos perdidos

Archivo eliminado accidentalmente

1. Abre onedrive.com en tu navegador.
2. Ve a la Papelera de reciclaje en el menu lateral.
3. Busca el archivo eliminado.
4. Seleccionalo y haz clic en Restaurar.

Los archivos eliminados permanecen en la papelera durante 93 dias.

Necesitas una version anterior del archivo

1. Haz clic derecho en el archivo en OneDrive o SharePoint.
2. Selecciona Historial de versiones.
3. Veras todas las versiones guardadas con fecha y hora.
4. Haz clic en Restaurar en la version que necesitas.

Ataque de ransomware

OneDrive for Business tiene una funcion especial para este caso:

1. Ve a onedrive.com.
2. Haz clic en el icono de engranaje > Opciones > Restaurar OneDrive.
3. Selecciona una fecha antes del ataque.
4. OneDrive restaurara todos tus archivos al estado de esa fecha.

Mejores practicas de respaldo para tu empresa

1. Activa OneDrive en todas las computadoras: Asegurate de que todos tus empleados tengan OneDrive configurado con la proteccion de carpetas activada.
2. Usa SharePoint para archivos criticos: Facturas, contratos y bases de datos deben estar en SharePoint, no en el disco duro de una sola persona.
3. No guardes informacion critica solo en USB: Las memorias USB se pierden, se danan y no tienen respaldo.
4. Verifica los respaldos periodicamente: Una vez al mes, confirma que los archivos importantes estan sincronizados y accesibles.
5. Capacita a tu equipo: Asegurate de que todos sepan donde guardar archivos y como recuperarlos.
6. Considera un respaldo adicional para datos criticos: Para informacion extremadamente sensible (contabilidad, nomina), considera un respaldo adicional con una herramienta como Veeam o Azure Backup.

Troubleshooting: problemas comunes de respaldos

OneDrive no sincroniza mis archivos

• Verifica tu conexion a internet.
• Revisa si el archivo es demasiado grande: OneDrive tiene un limite de 250 GB por archivo.
• Verifica el espacio disponible: Revisa cuanto almacenamiento te queda en onedrive.com > Configuracion > Almacenamiento.
• Reinicia OneDrive: Haz clic derecho en el icono > Cerrar OneDrive. Luego abrelo de nuevo desde el menu inicio.
• Caracteres no permitidos: Los nombres de archivo no pueden contener: \ / : * ? " < > |

Me quede sin espacio en OneDrive

• Revisa la papelera de reciclaje y vaciala si tiene archivos innecesarios.
• Usa la funcion "Archivos a peticion" para liberar espacio local sin eliminar archivos de la nube.
• Mueve archivos viejos a una carpeta de archivo en SharePoint.
• Si necesitas mas espacio, Microsoft 365 permite agregar almacenamiento adicional por un costo extra.

Un empleado se fue y necesito acceder a sus archivos

El administrador de Microsoft 365 puede:

1. Acceder al OneDrive del empleado que se fue desde el centro de administracion.
2. Transferir la propiedad de los archivos a otro empleado.
3. Descargar una copia de todos los archivos antes de eliminar la cuenta.

Necesitas ayuda con los respaldos de tu empresa?

En Computo TPU configuramos OneDrive, SharePoint y Teams para que tus archivos esten siempre respaldados y protegidos. Te ayudamos con la configuracion inicial, la migracion de archivos existentes y el soporte continuo. Todo con factura CFDI.